Деятельность многих организаций связана с частыми поездками, в которые направляются те или иные сотрудники фирмы. Чтобы подобные «путешествия» не закончились неприятностями для отправляемого и головной болью для кадровых работников и бухгалтерии необходимо правильно оформить документы, оперативно собрать информацию о пункте назначения командируемого сотрудника, а так же не забыть и о финансовом вопросе.

Практически все организации в процессе работы сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в служебные командировки. При этом стоит учитывать, что, согласно Трудовому кодексу, такой командировкой признается лишь поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездки специалистов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Действующее трудовое законодательство говорит, что срок командировки определяет руководитель организации, однако максимальная продолжительность поездки в пределах России не может превышать 40 дней.

Срок же «путешествия» специалистов, руководителей и рабочих монтажных, строительных и наладочных работ в пределах нашей страны не может быть больше одного года. А вот для заграничной поездки максимальная продолжительность не установлена.

При этом Трудовой кодекс запрещает направление в служебные поездки беременных женщин и сотрудников в возрасте до 18 лет. Исключение в этом случае составляют лишь творческие работники средств массовой информации, циркачи, актеры, певцы, профессиональные спортсмены и другие лица, участвующие в создании или исполнении программы. Также от командировок освобождаются родитель-одиночка, воспитывающий ребенка в возрасте до 5 лет, работники, имеющие детей-инвалидов, и сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, разрешается только с их письменного согласия и при условии, что поездка не запрещена им по состоянию здоровья. Кроме того, такие сотрудники должны быть ознакомлены со своим правом отказаться от служебной поездки в письменной форме. Следует так же учитывать, что в командировку можно отправить только того работника, с которым у организации заключен трудовой договор.

Чтобы у сотрудника и организации не возникло в поездке проблем, следует подготовить необходимые документы. А именно: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, а также авансовый отчет.

Главным документом, подтверждающим время пребывания в служебной поездке, является командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения в нем делают пометки о времени прибытия и отъезда, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и его печатью. Выписывает удостоверение работник кадровой службы на основании приказа руководителя организации о направлении в командировку. В документе указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, должность, структурное подразделение, цель поездки, место назначения и срок (не считая времени нахождения в пути).

Так же прежде чем отправить сотрудника в поездку, директору организации необходимо издать соответствующий приказ, после чего непосредственный руководитель командируемого составляет служебное задание. Чаще всего самим оформлением поездки и подготовкой к ней занимаются работники отдела кадров и менеджеры по персоналу.

Кроме этого не стоит забывать об оперативном сборе информации о пункте назначения. Ответственному лицу необходимо уточнить сведения о климатических условиях местности, инфраструктуре, ценах, санитарно-эпидемиологической обстановке и т. д. Интересующую информацию обычно получают через справочные службы, посредством печатных изданий и в ходе беседы с представителями компаний, куда направляется сотрудник.

Затем на основании имеющихся данных выясняется, в каком режиме служащий должен работать, сколько планируется встреч, какого рода предстоят контакты, необходим ли ему сопровождающий помощник и каково физическое и психологическое состояние командируемого. Исходя из полученных ответов, придется обеспечить медицинское сопровождение, а также решить вопросы безопасности. Конечно, нельзя оставить в стороне и финансовый вопрос.

Как правило, перед отъездом работнику выдается аванс из кассы организации на оплату расходов. Эта сумма рассчитывается исходя из стоимости проезда к месту назначения и обратно, срока нахождения в командировке, размера суточных и других трат. В течение трех дней после возвращения из поездки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им средствах. Также к нему должны прилагаться командировочное удостоверение и первичные документы, подтверждающие расходы.

В сумму расходов, возмещаемых работнику, включаются стоимость билета, оплата услуг по предварительному бронированию, средства за пользование постельными принадлежностями в поездах, проезд в общественном транспорте и пассажирская страховка.

Совет для командируемых: как упаковать одежду, собираясь в командировку

1) Купите специальную легкую сумку для перевозки одежды.

2) Купите одежду из немнущихся тканей. Она, может быть, выглядит не так хорошо, как одежда из натуральных волокон, но в данной ситуации можно пожертвовать стильностью ради аккуратности.

3) Тяжелые предметы, такие как туалетные принадлежности, положите в нижнюю часть сумки. Если вы положите их на одежду, то она помнется.

4) Нижнее белье положите в свободные промежутки между тяжелыми вещами или проложите его между складками одежды, чтобы она не мялась.

5) Затем положите слой рубашек и блузок, и, наконец, поверх всего этого положите костюмы.

6) Оставьте в своей сумке место для уютной домашней одежды, например для ночной рубашки. Она поможет вам успокоиться и расслабиться после напряженного дня.

7) Если вы чувствуете, что у вас получилось слишком много вещей, выложите их на кровать и отложите от них половину.